Office English words with Hindi meaning ढूँढने वाले ज़्यादातर लोग शब्द तो पहचानते हैं, बस मौके पर अटक जाते हैं। मेरे साथ भी यही हुआ था। नई नौकरी का पहला हफ़्ता था, inbox में एक mail आया – “Please find the MoM attached, FYI. Kindly follow up before the deadline.” एक लाइन में चार ऐसे शब्द जिन्हें मैं जानता तो था, पर पूरे भरोसे से नहीं।
उस दिन मैंने एक छोटा-सा काम किया। हर अटकने वाले शब्द को एक कार्ड पर लिखा, सामने English, पीछे हिंदी। दो हफ़्ते में डर चला गया। इस पोस्ट में वही 15 कार्ड हैं, बस इस बार कागज़ की जगह screen पर।
ये cards कैसे चलाएँ
हर कार्ड के सामने सिर्फ़ English शब्द है। पलटने से पहले खुद से पूछिए: इसका हिंदी मतलब क्या है, और मैं इसे किसी mail में कैसे लिखूँगा? फिर कार्ड पर tap कीजिए। पीछे हिंदी अर्थ, उच्चारण और एक छोटा उदाहरण मिलेगा, English और हिंदी दोनों में।
मेरा तरीका थोड़ा पुराना है, जिसे Leitner box कहते हैं। तीन डिब्बे सोचिए। जो शब्द पहली बार में सही याद आया, वो डिब्बा 3 में, जिसे हफ़्ते में एक बार देखना है। जो आधा याद था, वो डिब्बा 2 में, हर दूसरे दिन। और जो बिल्कुल याद नहीं आया, वो डिब्बा 1 में, रोज़। Screen पर डिब्बे नहीं हैं, तो एक notebook में तीन कॉलम बना लीजिए।
ये spaced repetition का ही एक रूप है – यानी थोड़ा-थोड़ा, बढ़ते अंतराल पर दोहराना। इसके पीछे की सोच 19वीं सदी के मनोवैज्ञानिक Hermann Ebbinghaus पर Britannica के लेख में मिल जाएगी, जिन्होंने भूलने पर लंबा प्रयोग किया था। अगर पढ़ने से ज़्यादा खेलकर समझना पसंद है, तो Nicky Case का interactive comic How To Remember Anything Forever-ish देखिए। और phone पर अपने कार्ड बनाने हों तो Anki मुफ़्त है।
15 office English words with Hindi meaning: flash cards
Deadlinetap करके पलटें
समय-सीमा, काम पूरा करने की आखिरी तारीख
उच्चारण: डेडलाइन
The deadline for the report is Friday evening.
रिपोर्ट की आखिरी तारीख शुक्रवार शाम है।
Agendatap करके पलटें
कार्यसूची, मीटिंग में किन बातों पर चर्चा होगी
उच्चारण: एजेंडा
Please share the agenda before the meeting.
मीटिंग से पहले कार्यसूची भेज दीजिए।
Minutes (MoM)tap करके पलटें
बैठक का कार्यवृत्त, मीटिंग में तय बातों का लिखित नोट
उच्चारण: मिनिट्स
Riya will send the minutes by tonight.
रिया आज रात तक मीटिंग के नोट्स भेज देगी।
Follow uptap करके पलटें
किसी बात पर दोबारा पूछना या याद दिलाना
उच्चारण: फ़ॉलो अप
I will follow up with the client tomorrow.
मैं कल client से इस बारे में फिर बात करूँगा।
Attachmenttap करके पलटें
संलग्नक, mail के साथ जुड़ी फ़ाइल
उच्चारण: अटैचमेंट
The bill is in the attachment.
बिल mail के साथ जुड़ी फ़ाइल में है।
CCtap करके पलटें
प्रतिलिपि, जानकारी के लिए किसी और को mail की कॉपी
उच्चारण: सी-सी
Please keep my manager in CC.
मेरे मैनेजर को mail की कॉपी में रखिए।
FYItap करके पलटें
आपकी जानकारी के लिए (for your information)
उच्चारण: एफ़-वाई-आई
FYI, the office will close early today.
आपकी जानकारी के लिए, आज दफ़्तर जल्दी बंद होगा।
Appraisaltap करके पलटें
मूल्यांकन, साल भर के काम की समीक्षा
उच्चारण: अप्रेज़ल
My appraisal meeting is next week.
मेरे काम की समीक्षा वाली मीटिंग अगले हफ़्ते है।
Colleaguetap करके पलटें
सहकर्मी, साथ काम करने वाला
उच्चारण: कॉलीग
My colleague helped me finish the slides.
मेरे सहकर्मी ने slides पूरी करने में मदद की।
Rescheduletap करके पलटें
समय बदलना, नई तारीख या समय तय करना
उच्चारण: री-शेड्यूल
Can we reschedule the call to Monday?
क्या हम call सोमवार पर कर सकते हैं?
Approvaltap करके पलटें
मंज़ूरी, स्वीकृति
उच्चारण: अप्रूवल
The plan is waiting for approval.
योजना मंज़ूरी का इंतज़ार कर रही है।
Escalatetap करके पलटें
मामला ऊपर के अधिकारी तक ले जाना
उच्चारण: एस्केलेट करना
If it is not fixed today, I will escalate it.
आज ठीक नहीं हुआ तो मैं बात ऊपर तक ले जाऊँगा।
Handovertap करके पलटें
काम सौंपना, ज़िम्मेदारी किसी और को देना
उच्चारण: हैंडओवर
I will do a proper handover before my leave.
छुट्टी से पहले मैं काम ठीक से सौंप दूँगा।
Workloadtap करके पलटें
काम का बोझ
उच्चारण: वर्कलोड
My workload is heavy this month.
इस महीने मेरे ऊपर काम का बोझ ज़्यादा है।
Out of officetap करके पलटें
दफ़्तर से बाहर, छुट्टी पर (auto-reply में)
उच्चारण: आउट ऑफ़ ऑफ़िस
I am out of office until Wednesday.
मैं बुधवार तक दफ़्तर से बाहर हूँ।
एक mail के अंदर कौन-सा शब्द कहाँ बैठता है
कार्ड अलग-अलग याद करने से अच्छा है कि उन्हें उनकी जगह पर देखा जाए। एक आम office mail को खोलकर देखिए:
Office mail ├── To / CC / BCC ─── किसे भेजा, किसे सिर्फ़ जानकारी के लिए ├── Subject ───────── “Reschedule: Monday review” ├── Body │ ├── FYI ───────── सिर्फ़ जानकारी, कोई काम नहीं │ ├── Agenda ────── मीटिंग में क्या-क्या │ ├── Deadline ──── कब तक │ └── Follow up ─── मैं फिर पूछूँगा ├── Attachment ────── MoM, बिल, slides └── Auto-reply ────── Out of office
इस tree को एक बार ध्यान से देख लीजिए। अगली बार कोई mail पढ़ें तो हर शब्द अपनी जगह पर दिखेगा, और याद रखना आसान हो जाएगा।
Dictionary क्या कहती है
Cambridge का English–Hindi dictionary deadline के लिए “समय-सीमा” देता है। Etymonline पर deadline की कहानी थोड़ी डरावनी है: 1860 के दशक में अमेरिका की एक युद्ध-जेल में ये एक असली रेखा थी, जिसे पार करने वाले कैदी पर गोली चलाई जा सकती थी। अखबारों में “छपाई की आखिरी घड़ी” वाला अर्थ 1919 के आसपास दिखता है, और Etymonline के मुताबिक शायद उस पर इसी पुरानी रेखा का असर था। तो अगली बार boss “deadline” बोले, तो थोड़ा मुस्कुरा लीजिए – कम से कम अब कोई गोली नहीं चलती।
Oxford Learner’s Dictionary में agenda के दो अर्थ हैं: मीटिंग की बातों की सूची, और किसी का छिपा इरादा, जैसे “hidden agenda”। Office mail में पहला वाला चलता है। Longman में minutes का अर्थ साफ़ है – मीटिंग में जो कहा और तय हुआ, उसका official लिखित record।
Follow up और follow-up में भी एक छोटा फ़र्क है। Merriam-Webster में hyphen वाला follow-up संज्ञा या विशेषण है – “a follow-up mail”। बिना hyphen वाला follow up क्रिया है – “I will follow up”। ये गलती मैंने खुद महीनों तक की थी। FYI भी वहीं मिल जाएगा, बस इसे senior को जवाब देते समय अकेले मत लिखिए; एक छोटी लाइन साथ में जोड़ दीजिए, नहीं तो रूखा लगता है।
Oxford में appraisal का अर्थ है किसी के काम या क़ाबिलियत को परखना। Britannica Dictionary में attachment के कई अर्थ हैं – भावनात्मक लगाव भी, और mail के साथ भेजी फ़ाइल भी। Vocabulary.com पर colleague का आसान explanation है: वो इंसान जिसके साथ आप काम करते हैं, खासकर एक ही पेशे में।
दफ़्तर के पुराने साथी शब्द
हमारे दफ़्तरों में कुछ phrases ऐसे हैं जो सिर्फ़ भारत में ही इतने चलते हैं। “Please do the needful” उनमें सबसे मशहूर है, जिस पर do the needful meaning in Hindi वाली पोस्ट है। “Kindly revert” भी उसी परिवार का है – उसकी उलझन revert meaning in Hindi में खोली गई है। और जब meeting पहले खिसकानी हो, तो हम “prepone” बोलते हैं, जिसकी दिलचस्प कहानी prepone meaning in Hindi में है।
इन तीनों को इन 15 कार्ड्स के साथ पढ़ेंगे तो आपकी office English की एक पूरी अलमारी तैयार हो जाएगी।
चार और भाषाओं में
अगर आपकी टीम में अलग-अलग राज्यों के लोग हैं, तो ये चार शब्द उनकी भाषा में भी जान लीजिए। Lunch पर ऐसी बात से दोस्ती जल्दी होती है।
| English | हिंदी | తెలుగు (Telugu) | தமிழ் (Tamil) | मराठी | বাংলা (Bengali) |
|---|---|---|---|---|---|
| Meeting | बैठक | సమావేశం (समावेशम्) | கூட்டம் (कूट्टम्) | बैठक | সভা (शोभा) |
| Deadline | समय-सीमा | గడువు (गडुवु) | காலக்கெடு (कालक्केडु) | मुदत | সময়সীমা (शोमोयशीमा) |
| Leave | छुट्टी | సెలవు (सेलवु) | விடுப்பு (विडुप्पु) | रजा | ছুটি (छुटि) |
| Salary | वेतन | జీతం (जीतम्) | சம்பளம் (सम्बळम्) | पगार | বেতন (बेतोन) |
मुझे मराठी का “मुदत” बड़ा प्यारा लगता है। एक ही शब्द में “इतना समय मिला है” का भाव, बिना किसी जेल वाली कहानी के।
पाँच सवालों का छोटा quiz
कार्ड बंद करके ये पाँच सवाल कीजिए। जवाब नीचे हैं।
- मीटिंग के बाद जो लिखित नोट भेजा जाता है, उसे क्या कहते हैं?
- “I will __ with you tomorrow” में कौन-सा शब्द बैठेगा: follow up या follow-up?
- किसी को सिर्फ़ जानकारी के लिए mail की कॉपी भेजनी हो तो किस field में डालेंगे?
- “मामला ऊपर के अधिकारी तक ले जाना” के लिए English शब्द?
- छुट्टी पर जाते समय auto-reply में कौन-सा phrase लिखते हैं?
जवाब: 1 – minutes या MoM, 2 – follow up (क्रिया है), 3 – CC, 4 – escalate, 5 – out of office।
पाँचों सही हैं तो डिब्बा 3 आपका इंतज़ार कर रहा है। दो-तीन गलत हैं तो कोई बात नहीं, कल फिर पलटिए।
वीडियो में सुनिए
उच्चारण सुनकर पक्का होता है। Learnex के इस lesson में email की vocabulary और phrases हिंदी में समझाए गए हैं।
FAQ: office English वाले आम सवाल
क्या office mail में “FYI” लिखना rude है?
नहीं, पर अकेला FYI थोड़ा रूखा लग सकता है। “FYI, sharing the latest file below” जैसी एक लाइन जोड़ देंगे तो बात नरम हो जाती है।
CC और BCC में क्या फ़र्क है?
CC में डाले गए लोगों के नाम सबको दिखते हैं। BCC में डाले गए नाम बाकी लोगों से छिपे रहते हैं। बड़े group को mail भेजते समय BCC काम का है।
MoM का full form क्या है?
Minutes of Meeting। यानी मीटिंग में जो तय हुआ, उसका छोटा लिखित नोट।
इन शब्दों को जल्दी याद कैसे करें?
रोज़ सिर्फ़ पाँच कार्ड, और उन्हें उसी दिन किसी असली mail या WhatsApp message में इस्तेमाल कीजिए। जो शब्द हाथ से लिखा गया, वो दिमाग में ज़्यादा टिकता है।
आखिर में बस इतना: ये शब्द रटने के लिए नहीं, इस्तेमाल करने के लिए हैं। कल सुबह का पहला mail लिखते समय इनमें से एक शब्द जानबूझकर डालिए। धीरे-धीरे inbox डराना बंद कर देगा।
शब्दकोश और संदर्भ
- Cambridge English–Hindi — deadline
- Etymonline — deadline
- Oxford Learner’s — agenda
- Oxford Learner’s — appraisal
- Longman — minutes
- Merriam-Webster — follow-up
- Merriam-Webster — FYI
- Britannica Dictionary — attachment
- Vocabulary.com — colleague
- Nicky Case — How to Remember Anything Forever
- Anki — spaced-repetition flashcards
- Britannica — Hermann Ebbinghaus
